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Comment recruter en contrat d'apprentissage ?
Comment recruter en contrat d'apprentissage ?
Ulysse Pillerel avatar
Écrit par Ulysse Pillerel
Mis à jour il y a plus d’une semaine

Le contrat d'apprentissage est un contrat en alternance signé entre l'apprenti et l'employeur.

En CDD ou en CDI dans le cadre d'une formation initiale, il permet aux apprentis d'acquérir des compétences professionnelles validées par un diplôme d'Etat ou un titre reconnu par le Répertoire National de la Certification Professionnelle (RNCP).

Pour l'obtention d'un diplôme, un contrat d'apprentissage alterne cours théoriques dispensés par un organisme de formation (généralement un CFA, Centre de Formation d'Apprentis) et mise en pratique en entreprise.

Découvrez les formations proposées dans le cadre d'un contrat d'apprentissage

Les entreprises intéressées par une formation en apprentissage peuvent le faire auprès de l'OPCO (opérateur de compétences qui s'est substitué aux OPCA pour financer la formation professionnelle) ou du consulat représentant son secteur d'activité (notamment le Point A Réseau Chambre de Commerce et d'Industrie).

Ce réseau de consultants peut orienter les études de formation en fonction des objectifs de qualification recherchés par l'entreprise. Il peut également accompagner leur démarche de sourcing de candidats et d'établissement de contrats d'apprentissage.

Signature du contrat d'apprentissage

Comme tout contrat de travail, un contrat d'apprentissage doit être signé avant de pouvoir être exécuté. C'est une convention signée par l'apprenti (ou son représentant légal s'il est mineur) et l'employeur, qui doit ensuite être validée par le CFA (Centre de Formation des Apprentis) en charge de la formation.

Les obligations découlant de cet accord doivent être remplies par l'employeur d'une part et l'apprenti d'autre part.

Obligations de l'employeur

  • Inscription des apprentis au CFA

Les employeurs doivent inscrire les apprentis auprès d'un prestataire d'apprentissage (CFA, Direction de l'Apprentissage ou Cellule de l'Apprentissage).

Cet organisme sera chargé de dispenser les formations sélectionnées et mentionnées dans le contrat. L'inscription devient effective après validation du contrat d'apprentissage par le centre de formation

  • Enregistrement des contrats d'apprentissage

L'enregistrement d'un contrat d'apprentissage se distingue d'un contrat de travail "classique" en ce qu'il nécessite l'établissement d'un contrat type (basé sur le CERFA FA 13) qui doit être enregistré auprès de l'OPCO (Opérateur Qualifié) de la branche professionnelle de l'entreprise.

Ces formalités peuvent être effectuées par voie électronique (voir ci-dessous) et après l'enregistrement effectif, l'OPCO se charge de transmettre les informations à la DREETS (anciennement Direccte) ainsi qu'à l'Urssaf (ou MSA).

  • DPAE, déclaration préalable à l'embauche

Cette formalité obligatoire pour tout recrutement s'applique toujours dans le cas des contrats d'apprentissage. Les employeurs qui recrutent des apprentis doivent effectuer une déclaration préalable à l'embauche (DPAE) dans les 8 jours suivant l'embauche auprès des Urssaf (ou MSA, Mutuelle Sociale Agricole, le cas échéant).

  • La DSN, déclaration sociale nominative

La Déclaration de Nomination Société (DSN) ne fait pas strictement référence à la phase de recrutement des apprentis, mais reste une démarche obligatoire pour les employeurs pendant toute la durée du contrat. La DSN est le seul modèle de déclaration permettant aux employeurs d'adresser des déclarations périodiques de leurs salariés aux organismes de protection sociale.

Obligations d'un apprenti

  • Visite médicale obligatoire

Elle est organisée par l'employeur en collaboration avec l'organisation médicale du travail à laquelle il appartient. En général, les apprentis doivent passer une visite médicale dans les 2 mois suivant leur embauche.

Selon les articles R4624-10 et R4624-19 du Code du travail, certains apprentis doivent subir une visite médicale avant d'être embauchés :

  • Apprenti mineur

  • Apprentissage RQTH (Reconnaissance de la qualité des travailleurs handicapés)

  • Les apprentis chargés d'effectuer des travaux les exposant à des risques ou à des exigences considérées comme dangereuses.

Bien que les contrats d'apprentissage enregistrés ne soient plus exigés, la preuve des qualifications médicales reste un document requis pour les entreprises.

Règles particulières pour la conclusion d'un contrat d'apprentissage

Certains apprentis doivent respecter des conditions spécifiques pour conclure un contrat d'apprentissage :

  • Les jeunes de moins de 16 ans qui n'ont pas terminé l'année 3 doivent fournir une copie de leur certificat de scolarité de la dernière école qu'ils ont fréquentée.

  • Les apprentis étrangers hors Union Européenne (UE) doivent s'assurer que "travail ou salarié autorisé" est indiqué sur une copie de leur titre de séjour ou carte de séjour temporaire.

  • Le cas échéant, les jeunes apprentis doivent déclarer qu'ils peuvent être affectés à des travaux impliquant des substances dangereuses et utiliser des machines dangereuses (la liste des travaux interdits ou réglementés est fixée par le décret 2013-915). Les modalités de réalisation de cette déclaration sont réglementées par le décret n°2015-443 du 15 mai 2015.

  • Si l'apprenti est un descendant de l'employeur, il doit ouvrir son propre compte pour payer le salaire.

  • Les demandes d'autorisation de stage doivent être agréées par le CFA et le Recteur dans le cadre d'une formation hors période légale ou de durée réduite (formation diplômante ou formation antérieure).

Ces documents doivent être soigneusement conservés au sein de l'entreprise. Ils ne sont pas obligatoires à l'enregistrement, mais peuvent être exigés en cas de contrôle aléatoire. Ils doivent être fournis dans un délai de 20 jours, sous peine de sanction pour refus d'enregistrement.

Cas d'une entreprise hôtelière ou de restauration

Les employeurs couverts par les conventions collectives des hôtels, restaurants et cafés doivent également être titulaires d'une licence de formation avant de pouvoir recruter en contrat d'apprentissage.

Ainsi, les maîtres d'apprentissage qui encadrent leur premier apprentissage ou qui n'ont pas encadré d'apprentissage depuis 5 ans doivent suivre 14 heures de formation. Cette formation a lieu avant la conclusion d'un contrat d'apprentissage et peut être couverte par les cotisations obligatoires des employeurs pour le financement de la formation professionnelle.

Enregistrement des contrats d'apprentissage

La procédure d'enregistrement d'un contrat d'apprentissage doit être effectuée auprès de l'OPCO dont dépend l'entreprise qui emploie l'apprenti. Ils reposent sur l'établissement d'un formulaire cadre de type Cerfa qui définit les conditions du contrat et peut être exécuté par voie électronique via certains sites Internet d'OPCO.

L'inscription à un contrat d'apprentissage peut également se faire par voie électronique via le portail alternance de l'espace employeur. Vous devez créer un compte personnel sur le site pour accéder à votre espace réservé de gestion et de suivi en ligne de votre contrat d'alternance. Vous pouvez remplir et télécharger le CERFA FA 13 qui formalise le contrat d'apprentissage.

Un exemplaire du contrat d'apprentissage doit être remis à l'apprenti et un autre exemplaire conservé par l'employeur. Une convention entre le CFA responsable de la formation, l'employeur et l'apprenti fixant la durée du contrat doit être jointe au contrat.

Les contrats enregistrés bénéficient de la reconnaissance des organismes sociaux et ont force de loi. Le service chargé de l'enregistrement est chargé de s'en assurer et d'analyser le contrat et les éventuels documents à produire.

Documents requis pour l'inscription

Les contrats d'apprentissage signés par les prestataires de formation doivent être enregistrés auprès de l'Office Professionnel des Opérateurs Qualifiés (OPCO) dont dépend l'employeur.

Lors du contrôle des documents d'immatriculation, la société peut être amenée à produire certains documents, notamment :

  • Le titre et le diplôme du maître d'apprentissage désigné par l'entreprise, ainsi qu'un justificatif d'expérience professionnelle correspondant aux qualifications visées par le diplôme.

  • Si le maître d'apprentissage n'a pas la qualification requise, ou si la durée de l'apprentissage change (diminue ou prolonge), ou si la formation débute pour une période non statutaire.

  • L'Inspection du travail autorise les apprentis mineurs à travailler avec des machines dangereuses ou à être affectés à des travaux avec des matières dangereuses lorsqu'ils sont sous contrat.

  • Preuve d'ouverture d'un compte bancaire à son nom pour l'apprenti dont l'employeur sera l'aîné. De plus, ce certificat doit préciser leur relation.

Déroulement de la procédure

Les contrats d'apprentissage sont formalisés par le CERFA FA 13 et doivent être remplis par l'employeur dans le respect des règles applicables et des dispositions particulières telles que la durée maximale du contrat, la rémunération, etc.

L'entreprise doit alors transmettre la documentation complète (formulaires et documents requis) à son Opco Qualifié (OPCO) déclaré au plus tard dans les 5 jours suivant le début du contrat.

Un dossier complet doit comprendre :

  • Titre CERFA complété : toutes les informations demandées sont nécessaires pour vérifier le document ;

  • Preuve de votre employeur concernant vos qualifications de maître d'apprentissage (cochez le formulaire) ;

  • Preuve de pièces justificatives de l'employeur relatives au contrat (case à cocher sur le formulaire) ;

  • Convention de stage ou justificatif de scolarité et de financement du CFA de l'entreprise ;

  • Convention d’aménagement de durée (le cas échéant).

L'OPCO chargé de l'enregistrement du contrat d'apprentissage statue sur l'acceptation du contrat dans un délai de 20 jours à compter de la date de réception des documents complets.

Si le contrat respecte les règles prévues par le Code du travail (D6224-1 et suivants et D6275-1 et suivants), l'OPCO soumet le contrat au ministère chargé de la formation professionnelle.

Les documents incomplets ne seront pas traités par OPCO et retournés directement à l'employeur. Si une non-conformité est constatée, OPCO peut refuser de soumettre le contrat ou exiger de l'employeur qu'il modifie la non-conformité dans le délai prévu par la directive.

Modification ou résiliation du contrat d'apprentissage

Cas potentiel de modification du contrat d'apprentissage

Le contenu initial du contrat peut être modifié en cours de contrat dans les cas suivants :

  • Changement d'adresse de l'entreprise

  • Nommer un autre maître d'apprentissage pour accompagner l'apprenti

  • La société change de statut juridique

  • Prolonger ou raccourcir la durée du contrat

Circonstances dans lesquelles le contrat d'apprentissage peut être résilié

Le contrat d'apprentissage est en principe résilié. Cependant, il peut être rompu en cours dans certaines circonstances :

  • À l'initiative de l'employeur, si l'apprenti a commis une faute grave ou si le salarié est dans l'impossibilité d'exercer le métier pour lequel il a été recruté.

  • À l'initiative de l'apprentissage, si le diplôme est obtenu avant la fin effective du contrat d'apprentissage, ou si l'employeur a commis une faute grave ou s'il est démontré qu'il a violé les engagements contenus dans le contrat de travail.

Marche à suivre en cas de modification ou de résiliation d'un contrat d'apprentissage

Tout avenant au contrat d'apprentissage doit être un avenant au contrat.

L'employeur doit notifier au CFA et à l'inspection du travail les avenants au contrat d'apprentissage signés par l'entreprise. Les avenants doivent être agréés par le CFA et enregistrés comme un contrat d'apprentissage.

Les formalités de modification ou de résiliation du contrat d'apprentissage doivent être traitées auprès de la CCI ou du registraire compétent.

L'administration dispose de 15 jours après la concertation pour statuer sur la validité de la modification d'inscription ou la résiliation du contrat d'apprentissage.

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